Preguntas más frecuentes: Inscripción de ficheros
¿Cómo se inscriben, modifican o suprimen los ficheros de mi empresa?
El concepto de fichero esta descrito en el artículo 3.b) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, según el cual, se define el fichero como 'todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso'.
En consecuencia, Vd. debe inscribir en el Registro General de Protección de Datos todos los ficheros que contengan datos de carácter personal (por ejemplo: fichero pacientes, fichero informes, fichero nóminas, fichero clientes, etc.).
Dichos ficheros deben ser inscritos en el Registro General de Protección de Datos a nombre de cada uno de los responsables y conforme al formulario disponible de forma gratuita en la web de la Agencia.
Tanto para inscribir, como para suprimir o modificar la inscripción de un fichero en el Registro General de Protección de Datos, se deberá cumplimentar el modelo establecido en la Resolución de 12 de julio de 2006, de la Agencia Española de Protección de Datos, por la que se aprueban los formularios electrónicos a través de los que deberán efectuarse las solicitudes de inscripción de ficheros en el Registro General de Protección de Datos, así como los formatos y requerimientos a los que deben ajustarse las notificaciones remitidas en soporte informático o telemático.
El formulario electrónico de NOtificaciones Telemáticas a la AEPD (NOTA) permite la presentación de notificaciones a través de Internet con certificado de firma electrónica reconocido. Dicho formulario interactivo, en formato PDF, se encuentra disponible en la página web de la Agencia (
www.agpd.es
).
Mediante este sistema de notificación se pueden realizar notificaciones de forma simplificada mediante notificaciones tipo precumplimentadas. Esta opción del formulario electrónico permite notificar de forma simplificada una serie de ficheros de titularidad privada relacionados con la gestión de comunidades de propietarios, clientes, libro recetario de las oficinas de farmacia, historial clínico, nóminas y recursos humanos.
Cualquier modificación posterior en el contenido de la inscripción de un fichero en el RGPD, deberá comunicarse a la Agencia Española de Protección de Datos, mediante la solicitud de modificación o de supresión de la inscripción, según corresponda.
Para modificar la inscripción de un fichero, previamente inscrito en el RGPD, deberá cumplimentar el formulario electrónico, la hoja de solicitud, el apartado de Modificación de la inscripción del fichero, indicando el código de inscripción asignado por la Agencia y señalando aquellos apartados que se modifican respecto a la notificación anterior, según las instrucciones que acompañan al modelo.
Los apartados señalados que pretendan modificar deben cumplimentarse por completo, indicando todos los datos y no sólo los modificados respecto a notificaciones previas, ya que esta notificación es sustitutiva a efectos de inscripción en el RGPD. Así mismo, únicamente se cumplimentarán los apartados que hayan sido señalados para su modificación en el apartado Modificación de la inscripción del fichero.
En el caso de que notifique la supresión de un fichero, deberá cumplimentar, del modelo de notificación, la hoja de solicitud y el apartado de Supresión, indicando el código de inscripción del fichero asignado por la Agencia. También deberá indicar el motivo de la supresión en el texto correspondiente, y el destino de la información en el siguiente campo. Si va a proceder a destruir el fichero, deberá indicar las previsiones adoptadas para ello.
La notificación de un nuevo fichero o tratamiento nunca invalida o sustituye a una inscripción previa. Si no se notifica una solicitud de supresión de la inscripción anterior se produciría un duplicado de la inscripción.
¿Debo obligatoriamente inscribir los ficheros manuales o en papel (listados, fichas, etc...)?
El soporte papel (como son los listados o las fichas) entra dentro de la definición de soportes físicos en general.
Desde octubre del año 2007 es obligatoria la inscripcion de ficheros manuales o en soporte papel, cualquiera que fuera su fecha de creacion.
