Agencia española de protección de datos

El Reglament de protecció de dades en 12 preguntes

El Reglament General de Protecció de Dades ha entrat en vigor el 25 de maig de 2016. L'AEPD ha elaborat aquest document simplificat, que segueix el format pregunta-resposta, per facilitar la comprensió del nou marc normatiu als ciutadans i ajudar a les organitzacions a adaptar-se als canvis que incorpora i complir així amb les seves obligacions.

1. L'entrada en vigor del Reglament, suposa que ja no s'aplica la Llei Orgànica de Protecció de Dades espanyola?

No. El Reglament ha entrat en vigor el 25 de maig de 2016 però no començarà a aplicar-se fins a dos anys després, el 25 de maig de 2018. Fins llavors, tant la Directiva 95/46 com les normes nacionals que la traslladen, entre elles l'espanyola, segueixen sent plenament vàlides i aplicables.

2. Quin és, llavors, el significat que el Reglament hagi entrat en vigor?

El període de dos anys fins a l'aplicació del Reglament té com a objectiu permetre que els Estats de la Unió Europea, les Institucions Europees i també les organitzacions que tracten dades vagin preparant-se i adaptant-se per al moment en què el Reglament sigui aplicable.

En aquests dos anys, per exemple, els Estats membres poden adoptar o iniciar l'elaboració de determinades normes que siguin necessàries per permetre o facilitar l'aplicació del Reglament. Aquestes normes no poden ser contràries a les disposicions de la vigent Directiva ni tampoc anar més enllà dels poders d'actuació normativa que el propi Reglament preveu de forma explícita o implícita.

3. A quines empreses o organitzacions s'aplica?

El Reglament s'aplicarà com fins ara a responsables o encarregats de tractament de dades establertes en la Unió Europea, i s'amplia a responsables i encarregats no establerts en la UE sempre que realitzin tractaments derivats d'una oferta de béns o serveis destinats a ciutadans de la Unió o com a conseqüència d'un monitoratge i seguiment del seu comportament.

Perquè aquesta ampliació de l'àmbit d'aplicació pugui fer-se efectiva, aquestes organitzacions hauran de nomenar un representant en la Unió Europea, que actuarà com a punt de contacte de les Autoritats de supervisió i dels ciutadans i que, en cas necessari, podrà ser destinatari de les accions de supervisió que desenvolupin aquestes autoritats. Les dades de contacte d'aquest representant en la Unió hauran de proporcionar-se als interessats entre la informació relativa als tractaments de les seves dades personals.

4. Què implica per als ciutadans que el Reglament ampliï l'àmbit d'aplicació territorial?

Aquesta novetat suposa una garantia addicional als ciutadans europeus. En l'actualitat, per tractar dades no és necessari mantenir una presència física sobre un territori, per la qual cosa el Reglament pretén adaptar els criteris que determinen què empreses han de complir-ho a la realitat del món d'internet.

Això permet que el Reglament sigui aplicable a empreses que, fins ara, podien estar tractant dades de persones en la Unió i, no obstant això, es regien per normatives d'altres regions o països que no sempre ofereixen el mateix nivell de protecció que la normativa europea.

5. Quin noves eines de control de les seves dades posseeixen els ciutadans?

El Reglament introdueix nous elements, com el dret a l'oblit i el dret a la portabilitat, que milloren la capacitat de decisió i control dels ciutadans sobre les dades personals que confien a tercers.

El dret a l'oblit es presenta com la conseqüència del dret que tenen els ciutadans a sol·licitar, i obtenir dels responsables, que les dades personals siguin suprimits quan, entre altres casos, aquests ja no siguin necessaris per a la finalitat amb la qual van ser recollits, quan s'hagi retirat el consentiment o quan aquests s'hagin recollit de forma il·lícita. Així mateix, segons la sentència del Tribunal de Justícia de la Unió Europea de 13 de maig de 2014, que va reconèixer per primera vegada el dret a l'oblit recollit ara en el Reglament europeu, suposa que l'interessat pot sol·licitar que es bloquegin en les llistes de resultats dels cercadors els vincles que condueixin a informacions que li afectin que resultin obsoletes, incompletes, falses o irrellevants i no siguin d'interès públic, entre altres motius.

Per la seva banda, el dret a la portabilitat implica que l'interessat que hagi proporcionat les seves dades a un responsable que els estigui tractant de manera automatitzada podrà sol·licitar recuperar aquestes dades en un format que li permeti el seu trasllat a un altre responsable. Quan això sigui tècnicament possible, el responsable haurà de trasferir les dades directament al nou responsable designat per l'interessat.

6. A quina edat poden els menors prestar el seu consentiment per al tractament de les seves dades personals?

El Reglament estableix que l'edat en la qual els menors poden prestar per si mateixos el seu consentiment per al tractament de les seves dades personals en l'àmbit dels serveis de la societat de la informació (per exemple, xarxes socials) és de 16 anys. No obstant això, permet rebaixar aquesta edat i que cada Estat membre estableixi la seva pròpia, establint un límit inferior de 13 anys. En el cas d'Espanya, aquest límit continua en 14 anys. Per sota d'aquesta edat, és necessari el consentiment de pares o tutors.

En el cas de les empreses que recopilin dades personals, és important recordar que el consentiment ha de ser verificable i que l'avís de privadesa ha d'estar escrit en un llenguatge que els nens puguin entendre.

7. Què implica la responsabilitat activa recollida en el Reglament?

Un dels aspectes essencials del Reglament és que es basa en la prevenció per part de les organitzacions que tracten dades. És el que es coneix com a responsabilitat activa. Les empreses han d'adoptar mesures que assegurin raonablement que estan en condicions de complir amb els principis, drets i garanties que el Reglament estableix. El Reglament entén que actuar només quan ja s'ha produït una infracció és insuficient com a estratègia, atès que aquesta infracció pot causar danys als interessats que poden ser molt difícils de compensar o reparar. Per a això, el Reglament preveu una bateria completa de mesures:

- Protecció de dades des del disseny

- Protecció de dades per defecte

- Mesurades de seguretat

- Manteniment d'un registre de tractaments

- Realització d'avaluacions d'impacte sobre la protecció de dades

- Nomenament d'un delegat de protecció de dades

- Notificació de violacions de la seguretat de les dades

- Promoció de codis de conducta i esquemes de certificació.

8. Llavors, suposa una major càrrega d'obligacions per a les empreses?

El Reglament suposa un major compromís de les organitzacions, públiques o privades, amb la protecció de dades. Però això no implica necessàriament ni en tots els casos una major càrrega. En molts casos serà només una forma de gestionar la protecció de dades diferent de la qual es ve emprant ara.

En primer lloc, algunes de les mesures que introdueix el Reglament són una continuació o reemplacen a unes altres ja existents, com és el cas de les mesures de seguretat o de l'obligació de documentació i, fins a cert punt, l'avaluació d'impacte i la consulta a Autoritats de supervisió.

Unes altres constitueixen la formalització en una norma legal de pràctiques ja molt esteses en les empreses o que, en tot cas, formarien part d'una correcta engegada d'un tractament de dades, com poden ser la privadesa des del disseny i per defecte, l'avaluació d'impacte sobre protecció de dades en certs casos o l'existència d'un delegat de protecció de dades.

En tots els casos, el Reglament preveu que l'obligació d'aquestes mesures, o la manera en què s'apliquin, dependrà de factors tals com el tipus de tractament, els costos d'implantació de les mesures o el risc que el tractament presenta per als drets i llibertats dels titulars de les dades.

Per això, és necessari que totes les organitzacions que tracten dades realitzin una anàlisi de risc dels seus tractaments per poder determinar què mesures han d'aplicar i com fer-ho. Aquestes anàlisis poden ser operacions molt simples en entitats que no duen a terme més que uns pocs tractaments senzills que no impliquin, per exemple, dades sensibles, o operacions més complexes en entitats que desenvolupin molts tractaments, que afectin a gran quantitat d'interessats o que per les seves característiques requereixen d'una valoració acurada dels seus riscos.

Les Autoritats de protecció de dades europees de forma col·lectiva, i l'Agència Espanyola individualment, estem ja treballant en el desenvolupament d'eines que facilitin la identificació i valoració de riscos i en recomanacions sobre l'aplicació de mesures, especialment en relació amb pimes que realitzen els tractaments de dades més habituals en la gestió empresarial.

9. Canvia la forma en la qual cal obtenir el consentiment?

Una de les bases fonamentals per tractar dades personals és el consentiment. El Reglament demana que el consentiment, amb caràcter general, sigui lliure, informat, específic i inequívoc. Per poder considerar que el consentiment és ?inequívoc?, el Reglament requereix que hi hagi una declaració dels interessats o una acció positiva que indiqui l'acord de l'interessat. El consentiment no pot deduir-se del silenci o de la inacció dels ciutadans. 

Les empreses haurien de revisar la forma en la qual obtenen i registren el consentiment. Pràctiques que s'enquadren en l'anomenat consentiment tàcit i que són acceptades sota l'actual normativa deixaran de ser-ho quan el Reglament sigui aplicable.

A més, el Reglament preveu que el consentiment hagi de ser ?explícit? en alguns casos, com pot ser per autoritzar el tractament de dades sensibles. Es tracta d'un requisit més estricte, ja que el consentiment no podrà entendre's com concedit implícitament mitjançant algun tipus d'acció positiva. Així, caldrà que la declaració o acció es refereixin explícitament al consentiment i al tractament en qüestió.

Cal tenir en compte que el consentiment ha de ser verificable i que els qui recopilin dades personals han de ser capaces de demostrar que l'afectat els va atorgar el seu consentiment. Per això, és important revisar els sistemes de registre del consentiment perquè sigui possible verificar-ho davant una auditoria.

10. Deuen les empreses revisar els seus avisos de privadesa?

Amb caràcter general, sí. El Reglament preveu que s'incloguin en la informació que es proporciona als interessats una sèrie de qüestions que amb la Directiva i moltes lleis nacionals de trasposició no eren necessàriament obligatòries. Per exemple, caldrà explicar la base legal per al tractament de les dades, els períodes de retenció dels mateixos i que els interessats pot dirigir les seves reclamacions a les Autoritats de protecció de dades. Si creuen que hi ha un problema amb la forma en què estan manejant les seves dades. És important recordar que el Reglament exigeix de forma expressa que la informació que es proporcioni sigui fàcil d'entendre i presentar-se en un llenguatge clar i concís.

11. En què consisteix el sistema de 'finestreta única'?

Aquest sistema està pensat perquè els responsables establerts en diversos Estats membres o que, estant en un sol Estat membre, facin tractaments que afectin significativament a ciutadans en diversos Estats de la UE tinguin una única Autoritat de protecció de dades com a interlocutora. També implica que cada Autoritat de protecció de dades europea, en  lloc d'analitzar una denúncia o autoritzar un tractament a nivell estrictament nacional, a partir de l'aplicació del Reglament valorarà si el supòsit té caràcter transfronterer, en aquest cas caldrà obrir un procediment de cooperació entre totes les Autoritats afectades buscant una solució acceptable per totes elles. Si hi ha discrepàncies insalvables, el cas pot elevar-se al Comitè Europeu de Protecció de Dades, un organisme de la Unió integrat pels directors de totes les Autoritats de protecció de dades de la Unió. Aquest Comitè resoldrà la controvèrsia mitjançant decisions vinculants per a les Autoritats implicades.

Aquest nou sistema no suposa que els ciutadans hagin de relacionar-se amb diverses Autoritats o amb Autoritats diferents de la de l'Estat on resideixin. Sempre poden plantejar les seves reclamacions o denúncies davant la seva pròpia Autoritat nacional (en el cas espanyol, l'Agència Espanyola de Protecció de Dades). La gestió serà realitzada per aquesta Autoritat, que serà també responsable d'informar a l'interessat del resultat final de la seva reclamació o denúncia.

La finestreta única, en tot cas, no afectarà a empreses que només estiguin en un Estat membre i que realitzin tractaments que afectin només a interessats en aquest Estat.

12. Tenen les empreses que començar a aplicar ja les mesures contemplades en el Reglament?

No. El Reglament està en vigor, però no serà aplicable fins a 2018.

No obstant això, pot ser útil per a les organitzacions que tracten dades començar ja a valorar la implantació d'algunes de les mesures previstes, sempre que aquestes mesures no siguin contradictòries amb les disposicions de la LOPD, que segueix sent la norma per la qual han de regir-se els tractaments de dades a Espanya.

Per exemple, les organitzacions han de tenir en compte que a partir de maig de 2018 hauran de realitzar anàlisi de risc dels seus tractaments i que pot ser útil per a elles començar des d'ara a identificar el tipus de tractaments que realitzen, el grau de complexitat de l'anàlisi que hauran de dur a terme, etc. En aquesta tasca podrien utilitzar les eines i recursos que gradualment vagin desenvolupant les Autoritats de protecció de dades.

Igualment, gens impedeix que les organitzacions comencin a planificar o a establir el registre de tractaments de dades o a implantar les avaluacions d'impacte o qualsevol una altra de les mesures previstes.

De la mateixa manera, les organitzacions podrien començar a dissenyar i implantar els procediments per notificar adequadament a les Autoritats de protecció de dades o als interessats les fallides de seguretat que poguessin produir-se.

En general, les organitzacions que tracten dades personals haurien de començar a preparar l'aplicació d'aquestes mesures, així com d'altres modificacions pràctiques derivades del Reglament. Per exemple, el Reglament exigeix que els responsables de tractament facilitin als interessats l'exercici dels seus drets. Encara que la interpretació de ?facilitar? pugui variar depenent dels casos, inclou en tots ells algun tipus d'actuació positiva per part dels responsables per fer més accessibles i senzilles les vies per a l'exercici de drets.

L'avantatge d'una ràpida aplicació és que permetrà detectar dificultats, insuficiències o errors en una etapa en què aquestes mesures no són obligatòries i, en conseqüència, la seva correcció o eficàcia no estarien sotmeses a supervisió. Això permetria corregir errors per al moment en què el Reglament sigui aplicable.