Agencia española de protección de datos

Naturaleza de los ficheros

La LOPD distingue entre ficheros de titularidad pública y privada. Serán ficheros privados, según el artículo 5.1.l) del RLOPD, aquellos "de los que sean responsables las personas, empresas o entidades de derecho privado, con independencia de quien ostente la titularidad de su capital o de la procedencia de sus recursos económicos, así como los ficheros de los que sean responsables las corporaciones de derecho público, en cuanto dichos ficheros no se encuentren estrictamente vinculados al ejercicio de potestades de derecho público que a las mismas atribuye su normativa específica".

La LOPD estipula que podrán crearse ficheros de titularidad privada que contengan datos de carácter personal cuando resulte necesario para el logro de la actividad u objeto legítimos de la persona, empresa o entidad y se respeten las garantías que la Ley establece para la protección de las personas.

El artículo 5.1.m) del RLOPD define los ficheros públicos como aquellos "de los que sean responsables los órganos constitucionales o con relevancia constitucional del Estado las instituciones autonómicas con funciones análogas a los mismos, las Administraciones públicas territoriales, así como las entidades u organismos vinculados o dependientes de las mismas y las Corporaciones de derecho público siempre que su finalidad sea el ejercicio de potestades públicas".

La determinación de la titularidad pública de los ficheros no ofrece dificultades cuando nos referimos a órganos de las administraciones públicas, órganos constitucionales o de relevancia constitucional, pero cuando se trata de corporaciones de derecho público o de entidades que atienden tanto al ejercicio de potestades públicas como a intereses privados se hace preciso determinar qué ficheros de los que puedan ser responsables son de una u otra titularidad para su correcta creación e inscripción en el Registro General de Protección de Datos. En estos casos el ejercicio de potestades públicas es el criterio que resulta determinante para establecer la titularidad pública de los ficheros en aquellos supuestos en los que la actividad del responsable no se encuentre plenamente sometida al derecho administrativo y sea revisable ante la jurisdicción contencioso administrativa.

Entre los responsables de ficheros que tienen una naturaleza mixta podemos destacar los siguientes:

Colegios Profesionales

Los Colegios Profesionales son Corporaciones de derecho público, amparadas por la Ley y reconocidas por el Estado, con personalidad jurídica propia y plena capacidad para el cumplimiento de sus fines.

Se rigen por la Ley 2/1974, de 13 de febrero, sobre Colegios Profesionales, por sus Leyes de creación, Estatutos Particulares, Reglamentos de Régimen Interior, y demás disposiciones estatales o autonómicas.

Son fines esenciales de estas Corporaciones la ordenación del ejercicio de las profesiones, la representación exclusiva de las mismas y la defensa de los intereses profesionales de los colegiados así como ejercer cuantas funciones le sean encomendadas por la Administración.

Junto al ejercicio de estas potestades públicas sometidas al derecho administrativo, realizan otras actividades íntegramente sometidas al derecho privado, por lo que dependiendo de la actividad que desarrollen, administrativa o privada, tendrán ficheros de dos naturalezas, públicos o privados.

De conformidad con esta distinción se podrán considerar ficheros públicos los que contengan los datos de carácter personal correspondientes a la incorporación de colegiados, al ejercicio de las funciones públicas de ordenación y control de la actividad profesional que dichas entidades tienen asignadas legal o estatutariamente o que les sean encomendadas por las Administraciones Públicas competentes, así como al ejercicio de la potestad sancionadora: "Colegiados", ?Control deontológico de la profesión", "Visados", "Peritos", "Turno de oficio". Así mismo, para la aplicación de la Ley 2/2007, de 15 de marzo, de Sociedades Profesionales, los Colegios Profesionales crearán el fichero de "Sociedades profesionales" que, en atención a su finalidad, será de titularidad pública.

Los ficheros de titularidad privada serían los creados con la única finalidad de llevar a cabo la gestión interna del Colegio o Consejo o de adoptar mecanismos que faciliten el desempeño de la profesión colegiada cuando la adopción no implique el ejercicio de potestades administrativas ni lleve aparejada la existencia de un acto administrativo, por ejemplo los relativos a la gestión de recursos humanos del personal que presta sus servicios en el colegio: "Nóminas", "Personal", "Laboral", o los relativos a la gestión contable del colegio: "Facturación", "Clientes", "Proveedores", "Contabilidad", "Suministros".

Cámaras de Comercio, Industria, Servicios y Navegación

La Ley 4/2014, de 1 de abril, Básica de las Cámaras Oficiales de Comercio, Industria, Servicios y Navegación y las correspondientes de cada Comunidad Autónoma, las definen como Corporaciones de derecho público, integrantes de la denominada Administración Corporativa, que ejercen potestades públicas sometidas al derecho administrativo, junto con el ejercicio de otras actividades íntegramente sometidas al derecho privado.

En consecuencia, se podrían considerar ficheros de titularidad pública los ficheros propios de las Cámaras Oficiales que contengan los datos de carácter personal correspondientes a las funciones público-administrativas necesarias para el cumplimiento de sus fines y el ejercicio de las funciones que tiene atribuidas legalmente.

En este sentido, los ficheros que traten datos relativos a "Censo público de empresas de las Cámaras", ?Censo Electoral de las Cámaras", "Formación", "Empresas (personas físicas y jurídicas) beneficiarias de subvenciones tramitadas por las Cámaras" y "Empresas (personas físicas y jurídicas) relacionadas con las Cámaras en el desempeño de sus funciones de carácter público-administrativo", se encuadrarían en los ficheros correspondientes al desempeño de las funciones públicas peculiares de cada Cámara previstas en la Ley 4/2014, por lo que deberían cumplir los requisitos de creación, modificación o supresión de los ficheros de titularidad pública.

Para inscribir estos ficheros se deberán atener al régimen de los ficheros de titularidad pública, contenido en el artículo 20 de la LOPD y en el 52 y siguientes del RLOPD, con la singularidad de que deberán publicar, en el Boletín Oficial que corresponda, un Acuerdo plenario del órgano competente o una Orden de la Administración tutelante de la Comunidad Autónoma correspondiente, en la que se regule la creación, modificación o supresión de los ficheros de titularidad pública de esa Cámara.

Serían ficheros privados los correspondientes al desempeño de otras actividades íntegramente sometidas al derecho privado, como los relativos a la gestión de recursos humanos del personal que presta sus servicios en la Cámara: "Empleados", "Nóminas", "Personal", "Laboral", o los relativos a la gestión contable de la cámara: "Facturación", "Clientes", "Proveedores", "Contabilidad", "Suministros", o a otras actividades relacionadas con la "Mediación" o el "Arbitraje".

Cámaras Agrarias, Consejos Reguladores de Denominaciones de Origen e Indicaciones Geográficas Protegidas, Comunidades de Regantes

Las consideraciones expuestas para las Cámaras de Comercio, Industria y Navegación son de aplicación a estas Corporaciones de derecho público.

Ejemplo de ficheros de titularidad pública de este tipo de entidades serían:

  • Cámaras Agrarias:
    • Registro de titulares de explotaciones
  • Consejos Reguladores de las Denominaciones de Origen e Indicaciones Geográficas Protegidas:
    • Registro:
      • -de viticultores
      • -de olivares
      • -de almazaras
      • -de plantas envasadoras
    • Régimen sancionador
  • Comunidades de Regantes:
    • Regantes
    • Comuneros

Fundaciones

La Ley 50/2002, de 26 de diciembre, de Fundaciones establece en su artículo 46.1.a) que las fundaciones del sector público estatal "no podrán ejercer potestades públicas", por lo que sus ficheros tendrán la consideración de ficheros privados.

Consorcios

Los ficheros de los Consorcios, a los que se refiere el artículo 84 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, serán públicos o privados dependiendo de que su finalidades sean el ejercicio de potestades públicas, sin que la presencia de una Administración pública en un consorcio sea un criterio definitorio de titularidad pública.

Federaciones deportivas

El artículo 33 de la Ley 10/1990, de 15 de octubre, del Deporte establece que las Federaciones deportivas españolas, bajo la coordinación y tutela del Consejo Superior de Deportes ejercerán una serie de funciones, entre otras, la de calificar y organizar, en su caso, las actividades y competiciones deportivas de ámbito estatal, la promoción general de su modalidad deportiva, los planes de preparación de deportistas de alto nivel, la formación de técnicos deportivos, la prevención, control y represión del uso de sustancias y grupos farmacológicos prohibidos y métodos no reglamentarios del deporte, la potestad disciplinaria.

La jurisprudencia del Tribunal Supremo atribuye a las federaciones deportivas, no obstante su carácter de entidades privadas, un carácter mixto en atención a las funciones que ejercen (STS, de 22.12.10), pues junto a las atribuciones que le son propias también ejercen por delegación funciones públicas de carácter administrativo, actuando en este caso como agentes de la Administración pública.

En consecuencia, los ficheros de las Federaciones deportivas que se creen para el ejercicio de las funciones públicas de carácter administrativo serían de titularidad pública, como los de federados, competiciones y resultados, controles de salud y de dopaje, sanciones, mientras que aquellos ficheros que respondieran a actividades propias de las Federaciones deportivas, como el de empleados, o proveedores, serían de titularidad privada.

Notarías

La Orden JUS/484/2003, de 19 de febrero, por la que se regulan los ficheros automatizados de datos de carácter personal del Cuerpo de Notarios crea los siguientes ficheros de titularidad pública de las notarías:

  • "Administración y organización de la notaría"
  • "Personal de la notaría"
  • A su vez, la Orden EHA/114/2008, de 29 de enero, reguladora del cumplimiento de determinadas obligaciones de los notarios en el ámbito de la prevención del blanqueo de capitales dispone la creación del fichero de titularidad pública:

  • "Cumplimiento de las obligaciones de tratamiento y comunicación de datos derivadas de lo dispuesto en el artículo 17 y 24 de la Ley del notariado"
  • Como fichero de titularidad privada, las notarías han creado el fichero de

  • "Videovigilancia"