Agencia española de protección de datos

Inscripción de ficheros

Siempre que se proceda al tratamiento de datos personales, definidos en el art. 3.a) de la Ley Orgánica 15/1999, como "cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables", que suponga la inclusión de dichos datos en un fichero, considerado por la propia norma, artículo 3.b), como "conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso", el fichero se encontrará sometido a la Ley, siendo obligatoria su inscripción en el Registro General de Protección de Datos (RGPD).

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 55 del RLOPD, todo fichero de datos de carácter personal de titularidad pública o privada, con excepción de aquellos ficheros que están expresamente excluidos de la aplicación de la LOPD en su artículo 2.2, como los ficheros mantenidos por las personas físicas en el ejercicio de actividades exclusivamente personales o domésticas (p.e.: agendas de familiares y amigos, ficheros de fotografías personales), serán notificados a la Agencia Española de Protección de Datos para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos.

No solicitar la inscripción de los ficheros de datos de carácter personal en el RGPD constituye infracción leve, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 44.2.b) de la LOPD.

Según el artículo 58 del RLOPD, la inscripción de los ficheros deberá encontrase actualizada en todo momento, por lo que cualquier modificación que afecte al contenido de la inscripción, así como su supresión deberá ser notificada a la AEPD para proceder a la inscripción de la modificación o a la cancelación del fichero.

Tanto para inscribir, como para suprimir o modificar la inscripción de un fichero en el Registro General de Protección de Datos, se deberá cumplimentar el modelo establecido en la Resolución de 12 de julio de 2006, de la Agencia Española de Protección de Datos, (B.O.E. 181 de 31 de julio de 2006), por la que se aprueban los formularios electrónicos a través de los que deberán efectuarse las solicitudes de inscripción de ficheros en el Registro General de Protección de Datos, así como los formatos y requerimientos a los que deben ajustarse las notificaciones remitidas en soporte informático o telemático.

El Servicio Electrónico NOTA permite la presentación de notificaciones a través de Internet (con y sin certificado de firma electrónica reconocido). también se puede presentar en soporte papel. Dicho servicio se encuentra disponible en la Sede Electrónica de la Agencia Española de protección de datos.