Agencia española de protección de datos

¿Cómo notificar el encargado del tratamiento?

¿Qué se entiende por encargado del tratamiento?

Según establece el artículo 3 g) de la LOPD, se entenderá por encargado del tratamiento: La persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

El apartado de encargado de tratamiento únicamente habrá de cumplimentarse cuando un tercero trate datos por cuenta del responsable. Esta realización de tratamiento por cuenta de terceros deberá estar regulada en un contrato que deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido, estableciéndose expresamente que el encargado del tratamiento tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas.

No se considera encargado del tratamiento a la persona física que tenga acceso a los datos personales en su condición de empleado dentro de la relación laboral que mantiene con el responsable del fichero.

¿El encargado de tratamiento debe constar inscrito en el RGPD?

A efectos de inscripción, el Encargado del Tratamiento (art. 12 LOPD) no deberá figurar inscrito en el RGPD como entidad responsable de los ficheros o tratamientos.

Únicamente el Responsable del Fichero deberá hacer constar los datos identificativos del Encargado del Tratamiento en el apartado 5 de la notificación.

¿Cómo cumplimentar el apartado 5. Encargado del Tratamiento, cuando existen varios encargados?

1. Únicamente se consignarán en dicho apartado los datos de uno de los encargados del tratamiento. Se recomienda que se haga constar la denominación del encargado que realice el tratamiento de datos que pueda implicar una mayor duración en el tiempo, o riesgos mayores según el tipo y la cantidad de datos tratados. El resto de los encargados del tratamiento, se podrán comunicar, mediante un escrito adjunto a la notificación para que el RGPD tome nota a los efectos informativos.

2. No obstante, si se desea que figuren inscritos mas de un encargado en el apartado 5. Encargado del tratamiento se podrán notificar tantas inscripciones como encargados diferentes existan. Estas notificaciones se diferenciarían en los datos consignados en el apartado 5 y en su caso, en los apartados 3. Nombre del fichero, 4. Ubicación principal, 8. Estructura básica y tipo de datos y 9. Finalidad del fichero y usos previstos.